El gestor de proyectos de traducción ideal. Parte 2

Seguimos con la segunda parte. Si te has perdido la primera, la puedes ver siguiendo este enlace.

Un buen gestor de proyectos de traducción ha de realizar una excelente gestión de los pedidos de traducción

Normalmente, la empresa de traducciones para la que trabajemos, debería emitir órdenes de compra para cada traducción que nos encargue. Aunque esto no se cumple en todas las agencias, debería hacerse siempre. Da una buena imagen de seriedad y profesionalidad que te envíen la orden de compra cuando te aceptan el presupuesto o te encargan el trabajo.


Gestor de proyectos de traducción ideal

Si el proyecto se va a realizar bajo unas condiciones diferentes a las que habitualmente tienes pactadas, es imprescindible que aparezcan reflejadas en la orden de compra. De este modo, luego nos evitaremos mal entendidos, disgustos o enfados. Recuerda que para estas situaciones, el idioma español tiene un dicho popular que viene que ni pintado a esta situación: "Las palabras se las lleva el viento". 

Un buen gestor de proyectos de traducción ha de informar de la no realización de un proyecto.

Al igual que a mi, seguro que a ti también te habrá pasado que pasados 2 o 3 días después de haber enviado a una empresa de traducción tu presupuesto, plazo de entrega y disponibilidad, no has recibido ninguna noticia al respecto. Es entonces cuando te decides a mandar un correo al gestor de proyectos de traducción que contactó contigo con el fin de preguntar por el estado del proyecto. La gran parte de las ocasiones vamos a recibir una contestación del estilo "Perdona, finalmente el proyecto se canceló", "el cliente finamente no ha iniciado el trabajo", esto en el mejor de los casos. En otros simplemente recibimos un "se canceló" o simplemente "no se hace", o peor aún "lo adjudicamos a otro traductor, perdona que no te avisara".
Los traductores profesionales valoramos mucho que un gestor de proyectos o Project Manager, nos informe sobre el estado en el que se encuentra el proyecto de traducción. Y esto es debido a que, igual que el gestor trabaja simultáneamente con varios traductores y debe organizarse, nosotros también trabajamos con varios clientes y necesitamos conocer esta información para poder organizar y planificar nuestros proyectos.

Project Manager de traducción

Un buen gestor de proyectos de traducción ha de utilizar el mismo asunto en los mensajes del mismo proyecto.

Es muy importante que siempre recibamos los correos que se refieren a un trabajo con el mismo asunto en los e-mails. Te puede parecer una tontería, pero cuando trabajas con varias traducciones a la vez, ya sea para el mismo cliente o para varios (lo más normal) es de gran ayuda para no perder información y saber inmediatamente a que nos estamos refiriendo en cada momento. Se agradece que en el asunto de los mensajes o correos aparezca la referencia del proyecto en cuestión.
Puede ser que te encuentres que un gestor te envíe un e-mail para pedirte un presupuesto de traducción con el asunto "Solicitud de presupuesto". De ser así puedes contestarle, adjuntando tu presupuesto y añadiendo al asunto tu referencia o número de presupuesto. Y si el Project Manager te contesta respetando ese asunto es de agradecer. Ten en cuenta, aunque parezca mentira, que hay agencias de traducción que no utilizan referencias de proyectos.
Super tradcutor

Un buen gestor de proyectos de traducción no ha de imponer plazos de entrega ni tarifas.

Estará de acuerdo conmigo que una de las cosas que más nos pueden irritar a los traductores es que nos impongan una tarifa de traducción. El gestor debe saber cuál es mi tarifa y mi producción diaria estándar. Claro que puedo negociar contigo mis tarifas de traducción, pero según que tipo de proyecto hay que traducir, pero no des por sentado que voy a aceptar una tarifa más baja amparándote en promesas de que me vas a enviar muchísimos más trabajos el resto del mes o que de otro modo vas a perder el cliente.
Los gestores han de ser conscientes que no aplicamos nuestras tarifas al azar. Han sido previamente estudiadas y negociadas antes de iniciar un proyecto o colaboración. Es por ello que es de agradecer que no se asuma que vamos a saltar de alegría y aceptar cualquier tarifa. Es mejor preguntar, explicar las características concretas de la traducción y si existe posibilidad de poder de negociar. Los "roces" debidos a plazos y tarifas, es algo conocido desde hace muchos años entre los traductores y los coordinadores de proyectos.
traducción multitarea

Un buen gestor de proyectos de traducción debe responder a las posibles dudas que nos surjan.

Es un tema por el que "he pasado de puntillas" en la primera parte. A lo largo de un proceso de traducción surgen dudas y aparecen problemas y debemos preguntar a nuestro gestor para que se ocupe de aclararlas junto con el cliente final o por su cuenta. Los traductores, sin duda alguna, valoramos positivamente que nuestro gestor de proyectos nos responda con rapidez a aquellas posibles dudas para que no nos quedemos paralizados en mitad del trabajo.
Es obvio que se necesita un cierto tiempo razonable para poder contestar los mensajes con dudas de los traductores, sobretodo cuando llegan muchas a la vez en un proyecto multilingüe o repartido en varios profesionales. Basta con que recibamos un pequeño mensaje para que esperemos el tiempo que haga falta. No sería correcto que tras enviar nuestras dudas al Project Manager y que no recibamos absolutamente ninguna respuesta, o recibirla justo antes de que expire el plazo de entrega. Simplemente el gestor debe dar señales de vida y hacernos saber que al otro lado hay alguien que ha recibido las dudas y que está trabajando con ellas y preocupándose por el nivel de calidad del proyecto al igual que nosotros.
Una cosa que es muy positiva en los trabajos en los que intervienen varios traductores es que el gestor de proyectos te escriba con la solución a una duda que ha tenido otro traductor. No importa que sea un traductor de otro idioma. Tal vez otro traductor va más adelantado que nosotros y se encuentra con una duda o un error en el documento original. Si esta duda se resuelve y el gestor te envía la solución, cuando llegues a ese punto no tendrás que detenerte ni perder tiempo.

Coordinador de traducciones

Un buen gestor de proyectos de traducción ha de saber utilizar los programas o  herramientas que me está solicitando utilizar.

Tienes que traducir treinta mil palabras en formato PPT con una herramienta TAO. Vale, muy bien, ningún problema. Para mi es fundamental que el gestor sepa utilizar las herramientas que voy a utilizar en un proyecto de traducción, ya que si surge algún problema o duda técnica durante el proceso, pueda ayudar a solucionar el problema o saber como actuar. Ya sabes que cuando un TAO se "cruza" y dice que no funciona bien, te puedes volver loco para averiguar el motivo. Naturalmente no estoy pidiendo que sea una eminencia, pero como mínimo debe saber las funciones elementales.

herramientas de traducción

Un buen gestor de proyectos de traducción ha de atender al teléfono.

Pues no, no estoy diciendo que deben ser teleoperadores. Por norma general, los traductores no somos mucho de llamar por teléfono a los gestores de proyectos, pero si llamamos es por que algo importante está pasando y necesitamos una respuesta. Como todo en la vida, encontraremos agencias de traducción más buenas o menos buenas en este aspecto. No podemos perder el tiempo llamando 10 veces y hablar con 5 personas diferentes y dejando recados, sin conseguir hablar con nuestro gestor.

gestión de proyectos de traducción

Un buen gestor de proyectos de traducción avisa si se ausenta en medio de un trabajo.

Es cierto que me ha pasado solo en un par de ocasiones. Recuerdo una ocasión en que estaba inmerso en pleno proceso de traducción de un gran trabajo de traducción médica, el gestor del proyecto se fue de vacaciones sin avisar. Fue sustituido por otro gestor, naturalmente, pero ni nos conocíamos, ni se enteraba el pobre de nada. ¿Qué sucedió? Pues que se quedaron varias dudas sin resolver y hasta que el nuevo gestor se adaptó y cogió el hilo pasó un valioso tiempo. 

¿Y tú qué opinas? ¿Se te ocurre alguna característica que no aparezca?

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4 comentarios:

  1. Muy muy muy buen post. Me ha encantado. Si tuviera que añadir algo a la lista como solicitas, añadiría que deben tener más vocación de solucionar los problemas, y no dejarnos a los traductores a nuestra aventura. Pero también entiendo, como bien dices, que en un gran proyecto con muchos traductores no debe ser fácil.
    En más de una ocasión, he tenido que solucionar problemas (por mi cuenta y riesgo) ya que el project manager no lo hacía, pero claro, eso depende también de la persona.

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    1. Muchas gracias Maika, ¡me vas a sacar los colores! Gracias también por tu aportación, con la que estoy totalmente de acuerdo. Como todo en esta vida, encontraremos profesionales muy buenos y otros menos buenos (por decirlo así), y también depende de las circunstancias. Seguro que también te has encontrado con un gestor de proyectos que siempre es majísimo y muy profesional, pero un día parece todo lo contrario. Y es que a lo mejor ese día, al igual que nosotros, podemos tener un problema personal, ir estresados con el trabajo, etc.

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  2. Ja ja ja muy bueno, a medida que iba leyendo me iba acordando de anécdotas que me han pasado con algunos PM de traducción. Me he encontrado personas muy válidas, pero también algunos que madre mía!!!
    Un saludo

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    1. Efectivamente, como todo en la vida, hay profesionales muy válidas y otros no tanto (por decirlo suavemente). Gracias por tu comentario y por compartirlo.

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