El gestor de proyectos de traducción ideal

¿Cómo debe ser el gestor de proyectos de traducción ideal?

Los traductores profesionales podemos tener diferentes tipos de clientes, pero es seguro que casi todos, por no decir todos, alguna vez hemos trabajado para una agencia de traducción. Los hay que trabajan casi exclusivamente con estas empresas y otros prefieren trabajar y traducir directamente con el cliente final. Las dos opciones tienen sus ventajas y sus inconvenientes, indistintamente del idioma que traduzcas.

Pero hoy quiero hablaros del primer caso, el de las empresas de traducción. Pueden ser grandes o pequeñas, de España o del extranjero, pero lo que es seguro es que nuestro interlocutor a la hora de trabajar será un gestor de proyectos de traducción (también conocidos como Project Manager o Coordinador de proyectos), pero el concepto no cambia. Según mi experiencia y la de muchos otros colegas traductores con los que he estado hablando, he podido confeccionar una lista con todos los puntos que debe tener un buen gestor de proyectos (para un traductor profesional, claro). Al ser un poco extenso, he decidido dividirlo en dos partes, las puedes ver aquí y aquí

Un buen gestor de proyectos de traducción ha de ser rápido a la hora de contestar.

Al igual que un gestor o Project Manager valora y desea que los traductores seamos rápidos a la hora de contestar un e-mail, el traductor valora que él conteste con la misma rapidez. En ocasiones, simplemente es suficiente con un "recibido, gracias" o un "en cuanto sepa algo te informo". En muchas ocasiones, cuando nos solicitan un presupuesto de traducción o precio y mejor plazo de entrega posible, se nos presentan algunas dudas y las planteamos para poder ofrecer un presupuesto lo más ajustado y mejor preciso posible. Dichas respuestas, en ocasiones, tardan demasiado en llegar.

Del mismo modo, es de agradecer que el gestor de proyectos nos devuelva una respuesta rápida a las dudas que le puedan surgir al traductor durante el proceso de traducción, haciendo así que el proyecto siga adelante con fluidez, o evitar que debido a una respuesta tardía, luego el traductor tenga que volver atrás modificando y corrigiendo el texto, ya que lo había comprendido de una manera errónea. Naturalmente, estoy hablando de un volumen de dudas "razonable". A lo largo de los años he conocido traductores que ya sea por inseguridad o falta de experiencia, realizan un auténtico bombardeo de preguntas.

Un buen gestor de proyectos de traducción ha de tener un trato personal correcto y cercano.

¿Nunca has recibido una propuesta de traducción dirigida a ti y a otros 10 traductores?. No existe nada que ofrezca una peor imagen y sensación a un traductor, que te envíen un e-mail totalmente impersonal. Un correo que se envía a diez traductores a la vez sin tan solo indicar nuestro nombre, no ofrece precisamente una buena imagen del gestor de proyectos. Al igual que nosotros nos tomamos el tiempo necesario para personalizar nuestros correos o mensajes para cada persona a la que va dirigido, consiguiendo así una relación más cordial y cercana con el cliente, es de agradecer que un gestor de proyectos nos envíe sus correos personalizados. O al menos que no incluya el nombre de los otros traductores cuando te envía una propuesta, quiera solicitar un presupuesto de traducción o conocer nuestra disponibilidad. Pudiera parecer que se trata de una subasta, donde el más rápido y económico se lleva la puja.

Un aspecto que los traductores valoramos mucho es que el gestor realice labores de intermediación con los otros departamentos de la agencia, como pueden ser el departamento de administración o contabilidad. Posiblemente en alguna ocasión tengamos que preguntar por el estado de una factura o sobre las condiciones de pago de un proyecto concreto, y si podemos contar con la colaboración del gestor de proyectos, es algo que nos simplificará enormemente el trabajo, además de un modo mucho más rápido y fiable. Todos estos departamentos de la empresa, funcionan diferente que los de "producción", y por norma general suelen tardar en dar una respuesta o gestionar alguna solicitud que pueda haber realizado un traductor.

En alguna ocasión he colaborado con al algún gestor que ha tenido que intervenir para que yo pudiera tener una respuesta de forma efectiva y rápida, o como mínimo, una respuesta. Recuerdo una ocasión, que no había recibido el pago de una factura y después de cuatro llamadas y varios correos con el departamento de facturación de una agencia de traducción, decidí comentar el asunto al coordinador de proyectos de traducción con el que normalmente trabajaba. A los 15 minutos recibía un correo suyo adjuntando el justificante de pago. Trabajar con personas así es un auténtico placer. Soy de la creencia que un proyecto empieza con la propuesta de un trabajo de traducción y finaliza cuando el traductor ha cobrado la factura. Es por eso que trabajar con una persona que sabes que te va a acompañar en todo el proceso, te aporta tranquilidad.

Un buen gestor de proyectos de traducción tiene que facilitar toda la información sobre el trabajo a realizar.

Como he mencionado con anterioridad, en más de una ocasión, al recibir una solicitud de presupuesto de traducción por parte de un gestor de proyectos, nos vemos obligados primero a realizar una serie de preguntas sobre el mismo, con el propósito de poder calcular con precisión el importe y sobretodo el tiempo que vamos a necesitar para poder realizar el encargo.

Nos guste o no, esto supone una inversión de tiempo considerable para ambas partes. Si el gestor de proyectos envía la solicitud de presupuesto aportando todos los datos e información posible, es muy posible que nos ahorremos la mayoría de preguntas (por no decir todas). Cuando digo "todos los datos posibles" me vengo a referir a que se incluyan todos los datos pertinentes para poder elaborar un presupuesto ajustado, ofrecer un plazo de entrega razonable y conocer las condiciones de pago del trabajo.

Estoy absolutamente convencido que más de una vez te han pedido precio para una traducción simple de 1.000 palabras y luego la recibes en formato Excel con muchas tablas o fórmulas, un PDF, o peor aún, escaneado en formato imagen (naturalmente sin estar maquetado ni pasado por un programa OCR). Esto te lleva a tener que modificar el precio y el plazo, duplicando de este modo el trabajo realizado. Si el gestor hubiera aportado toda la información, todos nos hubiéramos ahorrado tiempo.

Hasta aquí la primera parte, la segunda puedes verla aquí